5 dicas para tornar suas reuniões on-line mais produtivas

Com o “novo normal” se instalando nesse momento de pandemia, muitas mudanças aconteceram e continuarão acontecendo no mundo corporativo.

Tornou-se comum (e até mesmo recomendada) a prática do Home Office e apesar de muitos apoiarem a ideia, é preciso ter alguns cuidados para não comprometer a produtividade no trabalho.

Produtividade principalmente quando falamos em reuniões, pois “desvios” podem ocorrer, afinal esse momento além do foco da reunião em si tornou-se também um momento de descontração entre colegas que já não se veem ou se falam todos os dias.

Separamos aqui 5 dicas que vão te ajudar a tornar sua reunião mais produtiva. Boa leitura!

Convoque apenas pessoas diretamente relacionadas à pauta

É bom ter em mente que nesse momento de pandemia, poucas pessoas estão sozinhas em casa.

Muitas têm filhos, marido ou esposa, cachorros; então as reuniões sempre estão sujeitas a alguns ruídos externos, por mais que exista a função de desligar o microfone, o ideal é que estejam presentes na reunião apenas aqueles que contribuirão de alguma forma.

Sem contar que convidar pessoas que não estejam diretamente relacionadas à pauta compromete também a produtividade da mesma que poderia direcionar sua atenção à outra atividade naquele momento.

Utilize recursos virtuais e interativos

Essa dica também é válida para reuniões presenciais, mas sua importância em reuniões on-line é ainda maior.

Quando não estamos vendo pessoalmente uma pessoa, às vezes as reuniões acontecem com a câmera desligada, pode ser mais difícil focar no assunto e acompanhar de maneira produtiva.

Uma solução pode ser a utilização de recursos visuais que ilustram o que o locutor está falando e os demais podem acompanhar o raciocínio de forma mais clara!

Principalmente quando falamos em reuniões que envolvam números e resultados, utilizar fluxos, planilhas e gráficos despertam o interesse na comunicação.

Fique atento à periodicidade das reuniões

Muitas vezes quando deixamos para realizar uma reunião mensal, o assunto pode se estender de tal forma que a torna improdutiva, reuniões longas de duas horas por exemplo acabam dispersando os ouvintes, principalmente neste modelo à distância.

O ideal é que sejam feitas com maior periodicidade e que sejam mais curtas, com duração de até 45 minutos. Dessa forma você não compromete nem a produtividade da reunião e nem do dia de trabalho dos colaboradores.

Trate assuntos particulares ou triviais ao final da reunião

Sabemos que com o isolamento social e a nova prática do home office, qualquer oportunidade de conversar com os colegas, que antes você via diariamente, deve ser aproveitada, afinal isso estreita os laços entre os colaboradores e torna o ambiente de trabalho mais produtivo.

Mas se o “bate-papo” ocorrer no início da reunião, pode acabar se estendendo de forma que quando a reunião de fato começar você já está atrasado para outra reunião ou precisa correr para terminar o relatório até o final do dia.

Então foque na reunião e reserve cinco minutos finais para a socialização de todos, fazer isso ainda tornará a reunião mais leve e com sensação de missão cumprida!

Escolha o local ideal e verifique sua conexão

Muitas vezes com a família em casa, realizar a reunião longe da bagunça pode se tornar um desafio.

Se for possível ir para um lugar mais tranquilo, ótimo, mas se não for é válido conversar com as pessoas ao seu redor para que elas saibam que você está em reunião.

De qualquer forma, neste momento, ninguém está sendo super rígido com relação à isso e reuniões interrompidas por crianças e latidos de cachorro já até renderam bons memes!

Com relação à conexão, nada pior que ter sua reunião comprometida por uma má conexão da internet não é mesmo? Importante verificar se está tudo ok alguns minutos antes, dessa forma você tem tempo de testar seus dispositivos caso um deles não esteja entregando a velocidade necessária.

Por sorte os aplicativos de reunião à distância hoje em dia podem ser acessados por celular, tablets e computadores, o que também facilita na mobilidade caso precise mudar de um ambiente para outro.

Leia também: Salas de reunião: o profissionalismo e a infraestrutura que seu negócio merece

Gostou dessas dicas? Como está a produtividade da sua reunião?

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